Sekretariatsmedarbejder til administrativ support og udvikling af instituttets strategiske fokusområder

Er du en dygtig koordinator, og motiveres du af at løse administrative opgaver af høj kvalitet? Ønsker du at være en del af et velfungerende sekretariat, som arbejder tæt sammen med instituttets ledelse og medarbejdere i et internationalt miljø? Så er det måske dig, vi søger til en fast fuldtidsstilling i Sekretariatet på Institut for Elektro-og Computerteknologi, Aarhus Universitet. Stillingen ønskes besat pr. 1. november 2026 eller efter aftale.

I Sekretariatet er vi pt. 9 medarbejdere, og vi understøtter den administrative opgaveløsning inden for forskning, uddannelse og erhvervssamarbejde på instituttet. Sekretariatet vægter at sikre et højt fagligt niveau, yde administrativ support, rådgive og være strategisk sparringspartner samt sikre sammenhænge på tværs af instituttet. Du kan derfor selv have indflydelse på og være med til at videreudvikle på dine opgaver.


Forventet startdato og varighed
Der er tale om en fast stilling med start dato d. 1 november eller hurtigst muligt derefter.


Mere om stillingen
I samarbejde med dine kolleger i Sekretariatet skal du varetage opgaver på tværs af hele instituttet. Vi er omdrejningspunktet for mange typer af henvendelser og opgaver. Du vil blive en del af en spændende, international og dynamisk arbejdsplads i vækst. Vi har et professionelt, men uhøjtideligt arbejdsmiljø, hvor faglige udfordringer og et godt kollegialt sammenhold har høj prioritet. Vores mål er at være et velfungerende sekretariat, der løser opgaver i høj faglig kvalitet til tiden.
Sekretariatet rummer en bred vifte af kompetencer og arbejder med et alsidigt spektrum af administrative, koordinerende og udviklingsorienterede opgaver.

Dine primære arbejdsopgaver bliver:

• Koordinere og understøtte opgaver i forbindelse med udvikling af instituttets strategiske fokusområder på tværs af instituttets sektioner
• Understøttelse af instituttets interne og eksterne kommunikation gennem udarbejdelse af informationsmateriale, præsentationer mv. til institut og ledelse
• Indgå i samarbejde med instituttets sektioner og deltage i tværgående udviklings-og forandringsprojekter på instituttet
• Udbygge og styrke kompetenceudviklingen af medarbejderne, der skal understøtte de strategiske indsatsområder
• Etablering og håndtering af karriereplan, karriereudvikling og buddyordning for forskere, undervisere og administrative medarbejdere

Der vil være journaliserings- og ad hoc-opgaver. Da vi arbejder i en dynamisk organisation, kan opgaveporteføljen ændres i takt med instituttets udvikling.
Generelt er sekretariatet med til at yde ledelsesunderstøttelse, herunder understøtte ledelsen med koordineringsopgaver, udarbejdelse af informationer, præsentationer, mv.


Vores ønsker til dig
Vores hverdag foregår på både dansk og engelsk, og gode engelske sprogkundskaber i både skrift og tale er derfor en fordel. I stillingen har du en bred kontaktflade, så det er vigtigt, at du er åben og trives med at være i kontakt med mange forskellige mennesker i løbet af en arbejdsdag. Derudover falder det dig naturligt at arbejde selvstændig, være nysgerrig og proaktiv i forhold til at skabe gode samarbejdsrelationer. Du værdsætter godt kollegaskab og ønsker at bidrage til et fællesskab og et godt arbejdsmiljø.
Det en fordel, hvis du har kendskab til og erfaring fra universitetssektoren og de administrative processer og værktøjer, der aktuelt anvendes. Fx, CMS-system (Typo3), Outlook, Teams/SharePoint og workzone.

Vi lægger vægt på følgende kompetencer hos vores nye kollega:

• Du har en relevant uddannelsesbaggrund og gerne nogle års erfaring
• Du skal kunne lide at opsøge ny viden, være målrettet og overholde deadlines
• Du arbejder struktureret, er initiativrig og får fulgt dine opgaver til dørs på en kvalitetsbevidst og serviceminded måde
• Du har en imødekommende og positiv tilgang til dét at yde administrativ support og nyder at have mange samarbejdspartnere og opgaver i spil på én gang.
• Du bidrager til det gode samarbejde, er omstillingsparat, klar til at påtage dig nye opgaver og god til at eksekvere, når opgaven kræver det
• Du er løsningsorienteret, har gåpåmod og er indstillet på en bred opgaveportefølje med flere forskelligartede opgaver
• Du har erfaring med etablering og udvikling af administrative processer inden for universitetsverden
• Du er vant til at bruge administrative IT-systemer og vil gerne sætte dig ind i nye

Mere om arbejdspladsen
Du bliver ansat i Sekretariatet på Institut for Elektro-og Computerteknologi, som er ét ud af fire ingeniørinstitutter, der blev oprettet pr. 1. januar 2021 som et resultat af AU’s omorganisering af ingeniørområdet. Vi beskæftiger ca. 220 medarbejdere i alt og arbejder med forskning og uddannelse af både civilingeniører (bachelor/kandidat), diplomingeniører og ph.d.-studerende inden for instituttets faglige områder. Læs mere om vores institut.

Arbejdssted og ansættelsesområde.
Du ansættes på Institut for Elektro- og Computerteknologi, Aarhus Universitet, og dit arbejdssted vil være Finlandsgade 22, 8200 Aarhus N.

Stillingen er på 37 timer, og du refererer til sekretariatsleder Camilla Mikkelsen.

Kontaktinformation
Yderligere oplysninger om stillingen kan fås ved at rette henvendelse til sekretariatsleder Camilla Mikkelsen, tlf. [xxxxx]eller mail: [xxxxx]

Deadline
Ansøgning og CV skal være modtaget senest den 18. september 2026. Stillingen kan kun søges elektronisk.

Vi forventer at afholde 1. samtale i uge 39, og 2. samtale vil ligge i uge 40.
Interesseret?
Så send os en spændende ansøgning og fortæl os, hvorfor netop du skal være vores nye kollega.

Formalia
Du ansættes enten efter fællesoverenskomsten mellem Finansministeriet og Offentlige Ansattes Organisation – Det Statslige Område (OAO-S-fællesoverenskomsten) samt organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK), hvor du indplaceres som kontorfunktionær i løngruppe 2-3 afhængigt af uddannelse og kvalifikationer, eller du ansættes som fuldmægtig i basisløntrin 4-8 med rådighedstillæg, hvor løn- og ansættelsesvilkår følger overenskomsten for akademikere i staten.

Du kan læse mere om lønniveauer i staten her.

Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en ressource og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside.
Kilde: [xxxxx]