Vikarstilling: Forvaltningssekretær til By- og Miljøforvaltningen (barselsvikariat)

Som forvaltningssekretær bliver du et vigtigt holdepunkt for ledelsen i By- og Miljøafdelingen. Du skaber overblik, koordinerer på tværs af mange fagligheder og understøtter de politiske processer, der er med til at forme Gladsaxe. Hverdagen er varieret – den ene dag planlægger du chefmøder og holder styr på kalenderen, den næste læser du udvalgssager og hjælper kolleger med administrative opgaver.

Barselsvikariatet giver dig mulighed for at få erfaring i en central funktion i en politisk styret organisation med en bred kontaktflade og tæt samarbejde med ledelsen.

I By- og Miljøforvaltningen arbejder vi med at udvikle og drifte den fysiske by – fra klima og miljø til byudvikling, byggeri og mobilitet. Det betyder, at du bliver en del af en forvaltning med høje ambitioner, der er med til at sætte retningen for, hvordan Gladsaxe udvikler sig.

Dine opgaver vil i udgangspunktet være følgende og kan blive justeret i forhold til dine kompetencer og erfaringer:

• Ledelsesbetjening
  • Planlægge og koordinere chef- og MED-møder – fra dagsorden til referat og opfølgning
  • Kalenderstyring, koordinering samt administrative ad hoc-opgaver
  
  
• Politisk betjening
  • Sikre dagsordensmateriale til Trafik- og Teknikudvalget, herunder korrekturlæsning og overholdelse af deadlines
  • Koordinere borgmesterhenvendelser og oprette dem i A-sag
  
  
• Administration
  • Journalisering
  • Planlægge morgenmøder for forvaltningen
  • Vedligeholde intranet og publicere nyheder, evt. webadministrator på [xxxxx] fokus på webtilgængelighed
  • Praktiske opgaver f.eks. håndtering af tilmeldinger til borgermøder, bestilling af forplejning og togbilletter mv.
  
  

Du vil passe ind i rollen, hvis du

• Har erfaring med koordinering og administrativ understøttelse – det er mindre vigtigt om du er HK’er eller AC’er
• Er vant til Outlook, Microsoft 365-pakken og gerne ESDH-systemet SBSYS/A-sag
• Kommunikerer klart og skriver godt
• Arbejder selvstændigt, tager ansvar og skaber struktur i en hverdag med varierende opgaver og faste deadlines
• Er en naturlig go-to-person for både ledelse og kolleger
• Er ekspert i kalendertetris

Du får stor frihed til at planlægge din arbejdsdag og prioritere dine opgaver. Vi har tillid til, at du tager ansvar og hjælper dine kolleger, når der er brug for det.

Om os

Din plads bliver i afdelingen Erhverv, Udvikling og Økonomi – det, vi i daglig tale kalder Sekretariatet. Vi er 21 medarbejdere med forskellige fagligheder inden for bl.a. GIS, økonomi, grøn omstilling og erhverv. Du kommer til at arbejde tæt sammen med den anden forvaltningssekretær Gitte og Stabs- og Projektchef Niels. Tonen er uformel, vi har en flad ledelsesstruktur, og ved kafemaskinen deler vi interesser for alt fra cykling, ski og rejser til have, restauranter og strikning m.v.

[xxxxx] er en arbejdsplads, der sætter motion højt på dagsordenen, og der er derfor mulighed for gratis deltagelse til DHL, LadyWalk, Vi Cykler Til Arbejde, yoga mv.

Lyder det som et job og en arbejdsplads, hvor du kan bringe dit overblik, din sans for struktur og din hjælpsomme tilgang i spil? Så glæder vi os til at høre fra dig.

Stillingen er 37 timer med mødested på Gladsaxe Rådhus, Rådhus Allé 7, 2860 Søborg. Der kan efter aftale arbejdes hjemmefra to dage om ugen, og der er fleksibel arbejdstid.

Har du spørgsmål om stillingen,

er du meget velkommen til at kontakte Stabs- og Projektchef Niels V. Haar Sørensen på mail [xxxxx] eller telefon[xxxxx]eller forvaltningssekretær Gitte Normann på mail [xxxxx] eller telefon[xxxxx].

Ansøgningsfristen

8. september 2026 med start senest den 1. november 2026 og meget gerne den 1. oktober 2026.

Samtaler holdes 15. september 2026 kl. 13-16 og evt. 2. samtale holdes 22. september 2026 kl. 10-12.

I Gladsaxe tager vi udgangspunkt i borgernes og virksomhedernes behov og trivsel i alt, hvad vi gør. Bæredygtig velfærd og udvikling er en mærkesag for os og vi arbejder for både social, miljømæssig og økonomisk bæredygtighed. Med FN’s verdensmål som ramme ser vi en bæredygtig fremtid som noget, vi skaber sammen – med borgere, virksomheder, foreninger og lokalsamfundet. Du kan læse mere om vores mål i Gladsaxestrategien.

Ingen ansatte i [xxxxx] må ryge eller bruge tobaksrelaterede produkter i arbejdstiden, som for eksempel snus og vapes.

Vi opfordrer alle interesserede uanset alder, køn/identitet, seksualitet, handicap, religion eller etnisk tilhørsforhold til at søge stillingen.