PERSONLIG ASSISTENT FOR CEO

Brænder du for at udvikle virksomheder? Kan du lide at stå på egne ben med mangeartede opgaver, som du er styrende led i? Så skal du læse videre.

Som Direktionssekretær/Personlig assistent i Snevagten vil du få muligheden for at udvikle din faglighed indenfor ledelse og administration, samtidig med at du får ansvar for at støtte vores administrerende direktør, Christoffer Gade, i hans daglige opgaver.

I samarbejde med lederteamet vil du spille en vigtig rolle i at sikre en glidende drift og effektiv håndtering af opgaverne, både i de travle vintersæsoner og i de mere administrative somre. Du vil få muligheden for at udvikle dit talent for at tage ansvar, mens du arbejder i en dynamisk og sæsonbetonet virksomhed.

FORVENTNINGER TIL DIG:

Det vil være en integreret del af dit arbejdsflow, at du kan demonstrere en høj evne til at kommunikere med kollegaer, samarbejdspartnere og bestyrelse, samt repræsentere og formidle virksomhedens værdier og interesser. Du vil være ansvarlig for at identificere og løse udfordringer, altid med henblik på at fremme virksomhedens interesser og målsætninger. Du skal være en selvstændig og beslutsom person, der ikke er bange for at træffe beslutninger og tage ansvar for egne handlinger. Ydermere er du ikke bange for at gribe til handling, og selv kunne følge ting til dørs. Jobbet er for dig, hvis du besidder disse kvaliteter:

• Du besidder evnen til at skabe struktur og formulere klare målsætninger for at tackle udfordringer, som er veludviklet og en styrke for vores team.
• Du er selvmotiveret og selvstændig, samtidig er du i stand til at give dig selv anerkendelse for dit gode arbejde.
• Du er god til at navigere i udfordrende situationer og søger samarbejde på tværs af afdelinger for at opnå de bedste resultater.
• Du trives i et ad-hoc og opgavebestemt arbejdsmiljø.
• Du er i stand til at præsentere komplekse udfordringer, opgaver og beslutninger for direktør og ledelse, så det er klart og tydeligt.
• Du er fleksibel i forhold til arbejdstider, og er villig til at stå til rådighed i vores travleste perioder, såsom vinteren, men du vil have maksimal frihed om sommeren.

KONKRETE FORVENTNINGER:

Forventet arbejdstid i vinterperioden vil være omkring 50 timer om ugen, og der vil ikke være mulighed for længere ferie i perioden 15. oktober til 1. april. Efter endt oplæring vil der være mulighed for et vist antal timer med hjemmearbejde, typisk 50% af arbejdstiden. Det vigtigste er, at du er tilgængelig for direktøren.

I sommerperioden maj til august, forventes arbejdstiden at være mindre, typisk 15-20 timer om ugen. I samme periode vil hovedferien også blive afholdt.

I mellemliggende periode forventes almindelige arbejdstider, som kan være fleksible afhængigt af opgaverne. Stillingen er opgavebaseret og arbejdstiderne tilpasses altid de givne opgaver, ovenstående er kun ment som et generelt indblik i fokusområderne.

GENERELLE ARBEJDSOPGAVER

Du vil have en vigtig understøttende funktion for direktøren og bestyrelsen, ved at udvikle, operationalisere og eksekvere en strategiplan med fokus på at skabe "Verdens Bedste Arbejdsplads". Her vil du være ansvarlig for at koordinere og lede projektet og aktivt deltage i arbejdsgrupper og fungere som direktørens forlængede arm i grupperne. Ydermere skal du også håndterer følgende områder:

Human Resources:

• Ansvar for oprettelse og vedligeholdelse af kontrakter for medarbejdere, af trivsels- og performancemøder, samt mus-samtaler.
• Holde styr på medarbejdernes udviklingsplaner og sikre at disse bliver fulgt.
• Planlægning og administrering af ferieplaner for medarbejdere.
• Registrering og håndtering af sygdomme og fravær.

Event Management:

• Planlægning og eksekvering af Snevagtens mange events og aktiviteter.

Projektorienteret arbejde:

• Du vil arbejde med projektorienterede opgaver og bidrage til at sikre projekternes succes gennem planlægning, implementering og opfølgning.

Rekruttering:

• Du vil være en aktiv del af rekrutteringsprocessen, herunder udarbejdelse af stillingsopslag, styring af ansøgningsprocessen og deltagelse i jobsamtaler hvor det giver mening.
• Planlægning og gennemførelse af onboarding forløb for nye medarbejdere i samarbejde med ledelse og HR-medarbejdere.

PERSONLIGE PA-OPGAVER FOR CEO

Da din rolle kommer til at være direkte under direktørens, er det vigtigt at du har styr på kommunikationsstyring og tager ansvar for at håndtere e-mailkorrespondance og sikre en struktureret og effektiv håndtering af denne. Du skal også aktivt kunne deltage i alle samtaler, og fungere som et filter for information og opgaver til ledelsen. Disse opgaver skal også kvalitetssikres, så de lever op til de forventninger ledelsen har. Du skal også sikre at kollegaerne modtager klare forventninger og løbende feedback fra ledelsen, og at dette sker på en hensigtsmæssig måde. Du vil også være ansvarlig for planlægning og afvikling af møder med leverandører, medarbejdere og samarbejdspartnere. Til tider vil du også skulle håndtere private gøremål for direktøren, og sørger for at disse bliver håndteret og eksekveret.

Som en del af vores team vil du være ansvarlig for at sikre en klar opgavestruktur for ledelsen, herunder identificere hvilke kunder der skal have hvilken opmærksomhed i givne situationer. Du vil være ansvarlig for at forberede og håndtere kundeproblemer i overensstemmelse med Snevagtens værdier. Du vil også sikre at alle medarbejdere er tilfredse med deres opgaver og give støtte til dem, der ikke er, ved at sikre at sigte kornet er stillet korrekt.

Ovenstående opgaver, forventes først at blive indfriet gradvist. Vi forventer en oplæringsperiode på 6-12 måneder, hvor du i denne tid vil komme i berøring med alle ovenstående opgaver.

HVAD KAN VI TILBYDE?

Du bliver en del af en spændende virksomhed i vækst, hvor der er ultrakort fra tanke til handling. En af vores vigtigste værdier er, at alle skal elske at komme på arbejde. Vi holder derfor en masse sociale arrangementer, og har et fælles mål om at blive verdens bedste arbejdsplads.

Til stillingen tilbyder vi en altomsluttende oplæring i alle processer, som indgår i stillingen. Når du har modtaget tilstrækkelig oplæring, vil du overgå til mere fleksibilitet som bibringer hjemmearbejdsdage. Dog har vi som krav, at du møder fysisk ind og prioriterer interne møder på kontoret, da det ofte vil kræve fysisk tilstedeværelse.

DERUDOVER FÅR DU:

• En lækker betalt frokostordning
• Kaffe, frugt, snacks og sodavand ad libitum
• Fredagsbar
• Massageordning
• Sociale arrangementer
• Sundhedsforsikring
• En åben kultur hvor høj trivsel sættes i top
• En eventkalender de fleste vil være misundelige på (se den her)

PROCESSEN

Vi tilbyder et spændende og udfordrende job i en hurtigt voksende virksomhed med gode karrieremuligheder. Hvis du har lyst til at være en del af vores team, så send os din ansøgning og CV hurtigst muligt.

Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte vores direktør, Christoffer Gade: [email protected]

Denne jobannonce blev oprindeligt opslået på https://www.ofir.dk/
(Den originale annonce kan ses på: https://www.ofir.dk/showojob?ofirid=4f850181)
Kilde: Jobnet.dk