Sekretariatsmedarbejder til [xxxxx]

Motiveres du af at yde en udstrakt service til afdelingens ansatte og værnepligtige? Kan du håndtere flere forskellige opgaver på samme tid? Og samtidig sikre en god kvalitet i opgaveløsningen?

Så er det måske dig vi mangler ved Beredskabsstyrelsen Sjælland i Næstved.

Om os

Beredskabsstyrelsen Sjælland opretholder et døgnberedskab på Sjælland og uddanner ca. 125 værnepligtige om året til redningsspecialister.

Vi indgår i et tæt samarbejde med de kommunale redningsberedskaber, Politiet og Forsvaret samt andre samarbejdsparter og myndigheder. Vi gennemfører en lang række aktiviteter inden for det nationale- og internationale beredskab, inkl. rådgivning og uddannelse i beredskabsfaglige emner.

Logistikcenteret ved Beredskabsstyrelsen Sjælland huser et specialværksted for modtagelse, samt vedligehold og forsyning af køretøjer til Beredskabsstyrelsen. Herudover har vi specialviden omkring droneberedskabet samt kommunikationsmidler.

Sekretariatet ved Beredskabsstyrelsen Sjælland består af et godt team under ledelse af en sekretariatsleder. Medarbejderne er engagerede og dygtige og lægger stor vægt på høj kvalitet i opgaveløsningen.

Om stillingen

Stillingen er tilknyttet sekretariatet, der varetager de administrative funktioner i forhold til ansatte og værnepligtige.

Dine primære arbejdsopgaver vil blive:
• Administration af værnepligtige (indkaldelser, sygemeldinger, vagtplanlægning, og hjemsendelser)
• Udarbejdelse af mødereferater
• Håndtering af indkøb, samt faktura behandling i DeMars
• Tidsadministration i DeMars
• Ajourføring og arkivering i WorkZone
• Diverse ad hoc sekretæropgaver for ledelsen
• Administration i forbindelse med det nationale- og internationale beredskab
• Receptionist herunder alarmtelefon og radiokommunikation

Samt assistere med de mange øvrige opgaver, som skal løses i en omskiftelig hverdag.
Med tiden vil du få et landsdækkende netværk af gode kollegaer, hvor du kan dele din faglige viden.

Om dig

Du har en kontoruddannelse og har erfaring fra tilsvarende arbejdsområder, som du kan bidrage med. Det vil være en fordel, hvis du har en baggrund fra den offentlige administration og har erfaring med et SAP-baseret program til håndtering af økonomi og personale.

Du skal kunne arbejde i et team, men du skal også kunne arbejde på egen hånd og struktureret. Du er effektiv, serviceminded og har gode samarbejdsevner. I en travl hverdag skal du kunne bevare overblikket og det gode humør, når der er flere forskellige opgaver og samtidig er det nødvendigt, at du er professionel, både når det gælder opgaver og arbejdstid

Vi forventer at du:
• Er administrativt uddannet, gerne med erfaring fra lign job med relation til forsvarskoncernen.
• Er rutineret i Microsoft Office pakken, gerne på komplekst niveau
• Er proaktiv, ansvarsbevidst, handledygtig og kan se løsninger frem for begrænsninger
• Har kendskab til DeMars
• Har kendskab til Workzone
• Kan håndtere afbrydelser og bevare overblikket
• Kan arbejde selvstændigt og på tværs af faggrænser

Ansættelsesvilkår

Ansættelse og aflønning sker i henhold til den enhver tid gældende organisationsaftale for Kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK) og den til enhver tid gældende fællesoverenskomst mellem Skatteministeriet og Offentlige Ansattes Organisationer – Det Statslige område (OAO-S-Fællesoverenskomsten).

Afhængigt dine kvalifikationer og færdigheder, er der mulighed for forhandling af tillæg. Der er til stillingen knyttet en arbejdsgiverfinansieret pensionsordning.

Som ansat under Forsvarsministeriets område er du omfattet af nogle særlige vilkår. Du skal bl.a. kunne sikkerhedsgodkendes og opretholde sikkerhedsgodkendelsen under hele ansættelsesforholdet.

Du har som ansat pligt til at forrette tjeneste uden for landets grænser, herunder ved enheder i internationale operationer med henblik på deltagelse i konfliktforebyggende, fredsbevarende, fredsskabende, humanitære og andre lignende operationer.

KONTAKT OG ANSØGNING
Ønsker du yderligere information om stillingen, er du velkommen til at kontakte sekretariatsleder OS Andreas Michael Havemann på telefon 22 57 16 46 eller fg. stabschef Erik Breum-Christensen på telefon 53 77 43 54.

Har du spørgsmål til løn- og ansættelsesforhold, er du velkommen til at kontakte Forsvarsministeriets Personalestyrelse, HR-konsulent Sheeba Krause på telefon 32 66 50 36.

Du bedes søge stillingen via vores elektroniske ansøgningsmodul ved at trykke på linket ”søg stillingen” nederst på denne side. Hvis det ikke er muligt for dig at scanne og vedhæfte relevante dokumenter, må du tage dem med til en eventuel samtale.

Ansøgningsfrist er den 1. maj 2023. Samtaler forventes afholdt snarest derefter.
Ansættelse snarest muligt.

I Forsvarsministeriets organisation tror vi på, at mangfoldighed optimerer opgaveløsningen. Derfor opfordrer vi alle interesserede uanset baggrund til at søge stillingen.

OM BEREDSKABSSTYRELSEN
Beredskabsstyrelsen er en central del af Danmarks katastrofeberedskab. Vi arbejder for at udvikle samfundets evne til at forebygge og modstå større kriser og katastrofer.
Styrelsen rykker ud på operative indsatser i Danmark, hvor der er behov for meget mandskab og specialmateriel, og kan indsættes internationalt i katastrofesituationer.
Gennem information, rådgivning, uddannelse og øvelser udvikler styrelsen samfundets beredskab og krisestyringsevner i samarbejde med myndigheder, virksomheder og borgere.
Beredskabsstyrelsen har knap 500 ansatte ved seks operative centre fordelt i hele landet, hovedsædet i Birkerød, Beredskabsstyrelsen Teknisk Skole i Tinglev, kursuscenter i Snekkersten samt Kemisk Beredskab i København.
Beredskabsstyrelsen er en myndighed under Forsvarsministeriet.

Kilde: Jobnet.dk