Administrativ medarbejder til Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse på Flyvestation Karup

Har du en administrativ baggrund og en god sans for struktur, service og kvalitet? Vil du være en del af en større udvikling i Forsvaret, hvor vi har hjemtaget flere opgaver inden for etablissementsdrift og Facility Management? Så er du måske vores nye kollega.

Om os

Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse støtter og servicerer militære operative enheder og øvrige myndigheder under Forsvarsministeriet. Vi er ansvarlig for at levere og udvikle de fysiske rammer, som er nødvendige for deres virke.

Vores ansvarsområde omfatter nybyggeri, vedligeholdelse af bygninger og tekniske installationer samt Facility Management i form af bl.a. rengøring, kantine og arealpleje. Desuden varetager vi miljø- og energiopgaver og naturpleje af Forsvarets terræner.

Vi har hovedkontor i Hjørring, men vi har medarbejdere på tjenestesteder over hele landet. Vi er en mangfoldig arbejdsplads, der er båret af solide fag- og videns fællesskaber.

Vi har 28 etablissementspartnerelementer, som er fordelt på Forsvarsministeriets tjenestesteder, hvor vi skal sikre en forbedret lokal tilstedeværelse samt kontakt og nærhed til brugerne. Vi har blandt andet selvstændigt ansvar for bygningsdrift og mindre vedligeholdelsesopgaver.

Det er vores rolle, at støtte tjenestestedscheferne i forhold til etablissementsdrift og udvikling af tjenestestedet. Lokalt er vi tjenestestedets og brugernes primære indgangsvinkel til rekvirering af ydelser hos Ejendomsstyrelsen.

I hverdagen arbejder alle tæt sammen, så der sikres en lokal og god service til vores brugere.

Vores opgaver omfatter håndtering af brugerhenvendelser, initiering af indkøb, støtte til arrangementer, mindre arealpleje, tilsyn, kvalitetssikring og stikprøver, varemodtagelse, spørgsmål eller bestillinger i forbindelse med etablissementsdrift og bygningsvedligehold, indkvartering osv. Alt i alt håndterer vi alle de spørgsmål, forespørgsler eller forhold, som relaterer sig til etablissementsdrift og til det at forvalte faciliteterne på de lokale tjenestesteder.

Om stillingen

Du får en central og vigtig rolle som Ejendomsstyrelsens ansigt udadtil. Du er en del af de lokale repræsentanter og kontaktperson for brugerne på etablissementet. Her har du den daglige kontakt, skaber gode relationer og sikrer den gode oplevelse og service hos vores brugere.

Du servicerer, betjener og støtter Forsvarets brugere, eksterne leverandører og Ejendomsstyrelsen inden for administrative drifts-, planlægnings- og udviklingsopgaver.

En af dine vigtigste opgaver er dagligt at betjene, vejlede og støtte de brugere, der kontakter etablissementspartnerelementet både personligt, på telefon og via mail.

Herudover kan stillingen indeholde følgende konkrete arbejdsopgaver:
• Oprette indkøbsrekvisitioner og følge op på varemodtagelse af materiel- og leverandørydelser
• Kontrollere de bestilte drifts- og vedligeholdelsesopgaver
• Varetage kontakten og koordinere bestillingsydelser med eksterne leverandører og andre samarbejdspartnere
• Administrere nøgle- og briksystemer
• Bidrage til økonomiopfølgning
• Administrativ hjælp til øvrige kollegaer ved Etablissementspartnerelement Karup (EPKAR)
• Administrative ad. Hoc opgaver

Du varetager også generel sagsbehandling samt dokumentations- og administrationsopgaver inden for området.

Stillingen er nyoprettet, derfor må du være indstillet på at opgaverne kan være forskelligartede og afvige fra ovenstående.

Om dig

Det er et krav, at du har en kontoruddannelse inden for offentlig administration eller anden relevant kontoruddannelse. Erfaring fra en lignende stilling inden for etablissementsdrift/Facility Management eller kundeservice er en fordel, men ikke et krav.

Du har bred erfaring inden for administration og sagsbehandling, gode IT færdigheder og det er at foretrække, hvis du tidligere har arbejdet i SAP.

Som person er du først og fremmest en god kollega, og du værdsætter et godt samarbejde med dine kollegaer. Du skal kunne samarbejde på tværs af faggrupper og samtidig have evnen til at arbejde selvstændigt på tildelte opgaver.

Du formulerer dig godt på dansk både på skrift og i tale. Du har god situationsfornemmelse, får energi og motiveres af at have udadvendt kontakt med mange forskellige mennesker hver dag.

Dit hjerte banker for, at yde god service, du tager ansvar for opgaverne og så går du gerne en ekstra mil for at finde løsningen på et problem.

Du skal være indstillet på, at der i opstartsperioden kan være mange forhold, der skal afklares og endnu ikke er helt på plads. Det kan derfor blive nødvendigt med ekstra motivation og engagement fra dig i denne periode.

Det er en forudsætning, at du har kørekort til personbil.

Ansættelsesvilkår

Ansættelse og aflønning sker i henhold til den enhver tid gældende organisationsaftale for Kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK) og den til enhver tid gældende fællesoverenskomst mellem Skatteministeriet og Offentlige Ansattes Organisationer – Det Statslige område (OAO-S-Fællesoverenskomsten).

Afhængigt af dine kvalifikationer og færdigheder, er der mulighed for forhandling af tillæg.

Der er til stillingen knyttet en arbejdsgiverfinansieret pensionsordning.

Som ansat under Forsvarsministeriets område er du omfattet af nogle særlige vilkår. Du skal bl.a. kunne sikkerhedsgodkendes og opretholde sikkerhedsgodkendelsen under hele ansættelsesforholdet.

Du har som ansat pligt til at forrette tjeneste uden for landets grænser, herunder ved enheder i internationale operationer med henblik på deltagelse i konfliktforebyggende, fredsbevarende, fredsskabende, humanitære og andre lignende operationer.

KONTAKT OG ANSØGNING

Vil du høre mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte Carl-Johan Ibh Flæng Aarestrup på 4121 7400 (til og med 29./7.) eller Claus Nielsen på 2482 0775 (fra og med 31./7.)

Har du spørgsmål til løn og ansættelsesforhold, kan du kontakte HR-konsulent ved Forsvarsministeriets Personalestyrelse Katharina Ankjær Hammer på telefon 7281 9151.

Du søger stillingen via linket, og vi beder dig vedhæfte din ansøgning, CV og relevante bilag. Vær opmærksom på, at bilag kun kan vedhæftes i PDF-format.

Ansøgningsfristen er den 17. august 2023. Samtaler afholdes umiddelbart efter.

Stillingen ønskes besat hurtigst muligt.

I Forsvarsministeriets organisation tror vi på, at mangfoldighed optimerer opgaveløsningen. Derfor opfordrer vi alle interesserede uanset baggrund til at søge stillingen.

OM FORSVARSMINISTERIETS EJENDOMSSTYRELSE

Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse støtter og servicerer militære operative enheder og øvrige myndigheder under Forsvarsministeriet. Vi er ansvarlig for at levere og udvikle de fysiske rammer, som er nødvendige for deres virke. Vores ansvarsområde omfatter nybyggeri, vedligehold og Facility Management i form af bl.a. rengøring, kantine og arealpleje. Desuden varetager vi miljø- og energiopgaver og naturpleje af Forsvarets terræner.

Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse har hovedkontor i Hjørring, men vi har medarbejdere på tjenestesteder over hele landet. Ejendomsstyrelsen er en mangfoldig arbejdsplads, der er båret af stærke fag- og vidensfællesskaber.

Kilde: Jobnet.dk