Finansministeriet søger en dygtig, serviceminded og selvstændig sekretær til departementschefen

Er du en dygtig og dedikeret sekretær, som formår at bevare overblikket hos dig selv og andre i en til tider travl hverdag med mange bolde i luften? Formår du at eksekvere samtidig med, at du har en skarp sans for detaljer? Er du garant for god stemning? Så er du måske vores nye sekretær for departementschefen i Finansministeriet.

Om stillingen Vi søger en ny sekretær, der kan bistå med en bred vifte af administrative og praktiske opgaver i den direkte understøttelse af departementschefen.

Stillingen er ideel for dig, som har erfaring med og sætter en ære i at levere førsteklasses sekretærbistand.

Spændvidden i arbejdet er stor, og du kommer til at arbejde i et politisk miljø helt inde i hjertet af Finansministeriet. Du bliver en del af teamet omkring departementschefen, der består af yderligere en sekretær og en departementschefsekretær.

Dine konkrete arbejdsopgaver vil bl.a. indebære:

• Kalenderstyring og koordination med departementets ledelse, chefer og medarbejdere samt med kollegaer i ministeriets styrelser og andre ministerier.
• Besvarelse af henvendelser og invitationer.
• Pakning og opdatering af dagsmapper.
• Øvrig bistand til departementschefen, herunder forplejning, mødeforberedelse, koordination af transport og diverse praktiske opgaver
• Understøttelse af husmøder, seminarer mv.

Opgaverne forudsætter, at du kan opbygge gode relationer med kollegaer og samarbejdspartnere internt såvel som eksternt.

Du skal påregne at være fleksibel i forhold til arbejdstider, men vi lægger generelt vægt på, at den nærmere arbejdstid kan aftales og koordineres med det øvrige sekretariat.

Om dig Vi søger en mester i at skabe overblik, få ting fra hånden og samtidig sprede god stemning. Du er kontoruddannet eller lignende og har minimum 3-5 års erfaring som sekretær fx i et ministerium eller som sekretær for en politiker på ledelsesniveau, en direktør, direktion eller lignende. Det er en fordel, men ikke et krav, hvis du har erfaring fra centraladministrationen.

Du er vant til at varetage en bred vifte af administrative opgaver, og du trives i en tempofyldt og uforudsigelig hverdag, hvor programmet kan være tætpakket for den, du servicerer.

Du er sammen med resten af kollegaerne i Minister- og Ledelsessekretariatet et naturligt kontaktpunkt for mange i huset. Det er derfor vigtigt, at du tager initiativ og ansvar og er serviceminded og imødekommende i relationerne til både resten af Finansministeriet og eksterne samarbejdsparter.

Vi lægger derudover vægt på, at du:

• Har en struktureret tilgang til opgaverne og en skarp sans for detaljer
• Har et stærkt eksekveringsgen og trives med mange forskelligartede opgaver, ligesom at du har en skarp næse for, hvilke opgaver, der skal prioriteres først
• Er servicemindet, har gode samarbejdsevner og motiveres af at hjælpe andre og at have en bred kontaktflade til resten af Finansministeriet og ministeriets samarbejdspartnere.
• Er proaktiv og opsøgende i løsningen af dine arbejdsopgaver, ligesom at du har blik for, hvordan departementschefsekretariatet som helhed når i mål med opgaverne og med at betjene ministeren på bedste vis.
• Har evnen og lysten til at gøre hverdagen god og sjov for dig selv og for andre omkring dig.

Om os Finansministeriet varetager en bred vifte af opgaver, som bidrager til at give regeringen det bedst mulige grundlag for at træffe centrale politiske beslutninger og for at føre en sund økonomisk politik.

Minister- og Ledelsessekretariatet er stabsfunktionen for finansministeren, departementschefen og afdelingscheferne i Finansministeriet. Det består af ministerens sekretariat, et politisk sekretariat, departementschefens sekretariat, ledelsens sekretariat samt Finansministeriets presse- og kommunikationsenhed.

I Minister- og Ledelsessekretariatet får du et job med engagerede og dygtige kollegaer. Med en hverdag bygget op omkring ministeren, departementschefen og Finansministeriets øvrige ledelse er tempoet som regel altid højt. I kontoret lægger vi derfor stor vægt på godt samarbejde, et højt humør, og at vi hjælper hinanden særligt i spidsbelastningsperioder.

Vi lægger derudover stor vægt på, at det skal være sjovt og rart at gå på arbejde. Derfor taler vi i kontoret også om mange andre ting end arbejdsopgaverne, ligesom at vi løbende prioriterer at lave diverse sociale ting med hinanden.

Ansættelsesvilkår Ansættelsesområdet er Finansministeriet med tilhørende institutioner, pt. Finansministeriets departement, Økonomistyrelsen, Medarbejder- og Kompetencestyrelsen, Statens Administration og Statens It.

Du ansættes efter fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer - Det Statslige Område (OAO-fællesoverenskomsten) og organisationsaftalefor Kontorfunktionærer, Laboranter og It-medarbejdere (HK) i staten eller anden relevant overenskomst.

Det er en forudsætning for ansættelse, at du kan sikkerhedsgodkendes på rette niveau og efterfølgende kan opretholde sikkerhedsgodkendelsen i hele din ansættelsesperiode.

Yderligere oplysninger Hvis du har spørgsmål til stillingen, kan du kontakte departementschefsekretær Olivia Ørtoft Lykkegård[xxxxx]eller [xxxxx] eller kontorchef for Minister- og Ledelsessekretariatet Caroline Kirk[xxxxx]eller [xxxxx]

Ansøgning Hvis stillingen har din interesse, så tryk på ”Søg stillingen” og send din ansøgning med CV, eksamenspapirer og eventuelle bilag. Indsend senest søndag den 31. marts 2024 og gerne tidligere, da vi indkalder til samtaler løbende.

Vi forventer at holde samtaler i uge 14-15.

Finansministeriet ser mangfoldighed som en styrke og opfordrer alle interesserede kandidater uanset personlig baggrund til at søge. Vi ser frem til at læse din ansøgning.

Kilde: [xxxxx]