Divisionssekretær søges

Vores Transport division søger ny Divisionssekretær

Transport er en nyoprettet division i København bestående af 6 afdelinger og ca. 70 medarbejdere, og vi søger en ny, samlende og serviceminded divisionssekretær. En central rolle, der både indgår som PA for divisionens samlede ledelse og kan bidrage til ad hoc-opgaver fra øvrige af divisionens medarbejdere.

Et stærkt team
Hos os bliver du en del af en division, der arbejder på tværs af fagligheder og hele Artelia Danmark. Du vil være forankret i divisionens ledelse, hvor du vil bistå med såvel administrative som strategiske opgaver samt understøtte den daglige drift. Du vil være en gennemgående figur ved divisionens ledermøder, men lige så vigtigt er det, at du er tilgængelig og serviceminded overfor hele divisionen. Som divisionssekretær vil du få tildelt en række af opgaver inden for økonomi og administration for at understøtte vores kollegaer på kontoret, heriblandt med ad hoc- og praktiske opgaver. Opgaverne vil blive tilpasset dine faglige kompetencer og blive justeret i takt med, at du udvikler dig.

Alsidige opgaver
Dine opgaver vil i dagligdagen spænde vidt og variere over måneden og efter den cyklus divisionens drift gennemgår. Opgaverne vil typisk kunne grupperes i fire grupper. Økonomifunktion i form af budgetter, rapportering, projektøkonomi og fakturering. Mødeaktivitet i form af planlægning, indkaldelse, forberedelse, bilag og referat. Medarbejderpleje i form af onboarding af nye medarbejdere, mærkedage og anden service. PA-funktion for ledelsen i form af strategiarbejde, MUS-planlægning, lønproces, infomøder og årshjul.

Rum til fællesskaber
I Artelia har vi fokus på sikre et ansvarsfuldt og godt arbejdsmiljø for alle, hvor vores medarbejdere har stor indflydelse på deres egen udvikling, og en god balance mellem arbejde og fritid. Filosofien har skabt et unikt og attraktivt arbejdsmiljø med en høj grad af frihed under ansvar og en behagelig, uformel tone i hverdagen.

Du skal medvirke til fortsat succes i en kultur, hvor vi fejrer vores succeser og fællesskabet. Holdånden er stor, lederne er nærværende og kontor og omgivelser er af høj standard. Du vil møde masser af initiativ, motivation og højt engagement i Artelia – en kultur, hvor vi støtter hinanden og er sociale.

Hvis du ønsker at høre mere om stillingen, så ring gerne til Divisionschef | Transport Camilla Hummer på 2429 4914.

Vi søger en ny serviceminded, alsidig og effektiv divisionssekretær:

Din profil

• Du trives med en omskiftelig hverdag, med varierende opgaver og mange bolde i luften

• Du har flair for mennesker

• Du er serviceminded, imødekommende og en positiv holdspiller

• Du har flair for tal og har mod på at lære vores økonomisystem (Maconomy + People Planner) indgående at kende

• Du evner at kunne præsentere og kommunikere på en enkel måde i både skrift og tale

• Du skriver perfekt dansk og gerne solidt engelsk

• Du har altid professionalisme, kvalitet og detaljerne for øje

• Du har mindst 2-3 års erfaring fra lignende stilling

Dine primære arbejdsopgaver

• Mødeforberedelse og referatskrivning til divisionens faste møder

• Bistand til projektledere med opdatering af projektøkonomi, fakturering, budgetrulning etc.

• Koordinere og indkalde til MUS, lønsamtaler og andre møder

• Modtagelse og onboarding af nye medarbejdere.

• Håndtering af mærkedage, gaveindkøb m.m.

• Løbende budgetlægning, budgetrulning og økonomiopfølgning.

• Koordinering med intern service og med øvrige divisionssekretærer i MOE

• Arrangere diverse interne arrangementer, netværksmøder etc.

Vi tilbyder

• Mange spændende og udfordrende projekter
• Et stærkt fagligt netværk med engagerede og kompetente kollegaer
• En kultur, hvor trivsel, samarbejde og arbejdsforhold prioriteres højt
• Et dynamisk og inspirerende miljø med rig mulighed for personlig udvikling
• En arbejdsplads hvor ”frihed under ansvar” er en kerneværdi
• Gode karrieremuligheder som understøttes af interne uddannelsesforløb i Akademi, hvor vi underviser i ledelse, projektstyring, BIM, og andre faglige områder
• Attraktive medarbejderforhold med bl.a. sundhedsforsikring, medarbejderbonus, frokostordning, aktive personaleklubber, sports- og kulturarrangementer, studie- og skiture samt en attraktiv lønpakke.

Kilde: Jobnet.dk