Administrativ medarbejder til [xxxxx] i Ballerup

Brænder du for at give en professional administrativ service til dine kollegaer og Ejendomsstyrelsens brugere? Så er du måske vores nye kollega?

Om os

FORSVARSMINISTERIETS EJENDOMSSTYRELSE har hovedkontor i Hjørring, men har medarbejdere på 28 af de største tjenestesteder over hele landet.

Vi har blandt andet selvstændigt ansvar for bygningsdrift og mindre vedligeholdelsesopgaver. Det er vores rolle, at støtte tjenestestedscheferne i forhold til etablissementsdrift og udvikling af tjenestestedet.

Lokalt er vi tjenestestedets og brugernes primære indgangsvinkel til rekvirering af ydelser hos Ejendomsstyrelsen.

Vores opgaver omfatter håndtering af brugerhenvendelser, indkøbsordre, støtte til arrangementer, mindre arealpleje, tilsyn, kvalitetssikring og stikprøver, varemodtagelse, spørgsmål eller bestillinger i forbindelse med etablissementsdrift og bygningsvedligehold osv.

Alt i alt håndterer vi alle de spørgsmål, forespørgsler eller forhold, som relaterer sig til etablissementsdrift og til det at drive faciliteterne på de lokale tjenestesteder.

Vi har i løbet af det sidste halve år sagt velkommen til ca. 1.000 nye kollegaer, som alle skal bidrage til at skabe bedre fysiske rammer i hele Forsvaret. Det er store forandringer, og det er en hektisk og spændende periode.

Vi har derfor brug for yderligere dygtige og engagerede kolleger, som har en god indstilling til service, og synes det er spændende at være med til at bygge en ny organisation op.

Om stillingen

Du får en central og vigtig rolle som Ejendomsstyrelsens ansigt udadtil. Du er en del af de lokale repræsentanter og kontaktperson for brugerne og eksterne leverandører på etablissementet.

Her har du den daglige kontakt, skaber gode relationer og sikrer den gode oplevelse og service inden for administrative drifts-, planlægnings- og udviklingsopgaver.

En af dine vigtigste opgaver er dagligt, at betjene, vejlede og støtte de brugere, der kontakter etablissementspartnerelementet både personligt, på telefon eller via mail.

Herudover vil du have følgende konkrete arbejdsopgaver:
• Behandle bestillinger og klager i forhold til etablissements- og teknisk drift
• Oprette indkøbsrekvisitioner og følge op på varemodtagelse af materiel- og leverandørydelser
• Kontrollere de bestilte drifts- og vedligeholdelsesopgaver i SAP
• Varetage kontakten og koordinere bestillingsydelser med eksterne leverandører, kollegaer og andre samarbejdspartnere
• Bidrage til økonomiopfølgning samt rapportering
• Føre tilsyn, inspektion og kvalitetssikring af etablissementsdriften
• Administrere arbejdstid
• Udarbejde og vedligeholde input til lokal informationsmateriale
• Arkivering og oprettelse af nye sager i WorkZone

Du varetager også generel sagsbehandling samt dokumentations- og administrationsopgaver indenfor området.

Der vil forekomme mindre rejseaktivitet til andre etablissementer og en mindre del af arbejdet uden for normal arbejdstid.

Om dig

Vi ser gerne, at du har en kontoruddannelse og gerne erfaring fra en lignende stilling indenfor etablissementsdrift/facility management eller kundeservice.

Du har en stærk faglig profil med en bred erfaring inden for administration, sagsbehandling, indkøb, serviceformidling, og du er vant til at have kontakt med offentlige myndigheder, borgere og kunder.

Gode skriftlige og mundtlige kommunikationsevner på dansk samt erfaring i anvendelse af it- værktøjer og Microsoft Office pakken er et krav. Det vil være en fordel, hvis du har kendskab til SAP.

Åben kommunikation, løsningsorienteret tilgang, forståelse for processer og procedurer samt evnen til at samarbejde og rumme en hverdag, der er foranderlig og i højt tempo er en naturlig del af din personlige værktøjskasse.

Det er et krav at du har kørekort til personbil.

Ansættelsesvilkår

Ansættelse og aflønning sker i henhold til den enhver tid gældende organisationsaftale for Kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK) og den til enhver tid gældende fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentlige Ansattes Organisationer – Det Statslige område (OAO-S-Fællesoverenskomsten). Basislønnen er 26.974,17 kr. pr. måned.

Afhængigt dine kvalifikationer og kompetencer, er der mulighed for forhandling af tillæg. Der er til stillingen knyttet en arbejdsgiverfinansieret pensionsordning.

Som ansat under Forsvarsministeriets område er du omfattet af nogle særlige vilkår. Du skal bl.a. kunne sikkerhedsgodkendes og opretholde sikkerhedsgodkendelsen under hele ansættelsesforholdet.

Du har som ansat pligt til at forrette tjeneste uden for landets grænser, herunder ved enheder i internationale operationer med henblik på deltagelse i konfliktforebyggende, fredsbevarende, fredsskabende, humanitære og andre lignende operationer.

KONTAKT OG ANSØGNING
Vil du vide mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte driftsleder Kissy Tornsberg på telefon 2172 0589. Bemærk at grundet sommerferieafvikling i uge 29-30-31, kontaktes Kim Arnd Matthiassen i stedet i denne periode, på telefon 2540 4064 .

Har du spørgsmål til løn- og ansættelsesvilkår er du velkommen til at kontakte Forsvarsministeriets Personalestyrelse, HR-konsulent June Bastholm på telefon 3266 5470, bemærk at grundet sommerferieafvikling i uge 29-30-31, kan vi kontaktes på mail [email protected].

Ansøgningsfristen er den 15. august 2022. Der vil løbende blive afholdt samtaler.

Du bedes søge stillingen via linket. Du bedes ligeledes scanne og vedhæfte relevante dokumenter, som bevis for uddannelse mv.

I Forsvarsministeriets organisation tror vi på, at mangfoldighed styrker opgaveløsningen. Derfor opfordrer vi alle interesserede uanset baggrund til at søge stillingen.

OM FORSVARSMINISTERIETS EJENDOMSSTYRELSE
FORSVARSMINISTERIETS EJENDOMSSTYRELSE støtter og servicerer militære operative enheder og øvrige myndigheder under Forsvarsministeriet. Vi er ansvarlig for at levere og udvikle de fysiske rammer, som er nødvendige for deres virke. Vores ansvarsområde omfatter nybyggeri, vedligehold og facility management i form af bl.a. rengøring, kantine og arealpleje. Desuden varetager vi miljø- og energiopgaver og naturpleje af Forsvarets terræner.

Du kan læse mere på www.Ejendomsstyrelsen.dk.

Kilde: Jobnet.dk