Administrativ medarbejder søges til Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse Partnerelement på [xxxxx].

Har du en administrativ baggrund og en god sans for struktur, service og kvalitet? Vil du være en del af en større udvikling i Forsvaret, hvor vi har hjemtaget flere opgaver inden for etablissementsdrift og facility management?

Så har vi lige nu en spændende stilling på Marinestation Kongsøre, hvor du kan være med til at påvirke udviklingen, have mulighed for en afvekslende arbejdsdag, samtidig med du gør en konkret forskel.

Om os

Vi har 28 etablissementspartnerelementer, som er fordelt på Forsvarsministeriets tjenestesteder, hvor vi skal sikre en forbedret lokal tilstedeværelse samt kontakt og nærhed til brugerne. Vi har blandt andet selvstændigt ansvar for bygningsdrift og mindre vedligeholdelsesopgaver.

Det er vores rolle, at støtte tjenestestedscheferne i forhold til etablissementsdrift og udvikling af tjenestestedet. Lokalt er vi tjenestestedets og brugernes primære indgangsvinkel til rekvirering af ydelser hos Ejendomsstyrelsen.

Vi består af en leder, en driftsleder, to overassistenter, tre ejendomsserviceteknikere, samt en faglært håndværker som fungere som varmemester.
I hverdagen arbejder alle tæt sammen, så der sikres en lokal og god service til vores brugere.

Vores opgaver omfatter håndtering af brugerhenvendelser, initiering af indkøb, støtte til arrangementer, mindre arealpleje, tilsyn, kvalitetssikring og stikprøver, varemodtagelse, spørgsmål eller bestillinger i forbindelse med etablissementsdrift og bygningsvedligehold osv. Alt i alt håndterer vi alle de spørgsmål, forespørgsler eller forhold, som relaterer sig til etablissementsdrift og til det at forvalte faciliteterne på de lokale tjenestesteder.

I første halvår af 2022 hjemtog Ejendomsstyrelsen en lang række opgaver, tidligere har mange af disse opgaver været udført af en ekstern leverandør. Men nu hjemtager vi flere af arbejdsgaverne, for at understøtte hverdagen i Forsvaret og det operative behov langt bedre.

Om stillingen

Du får en central og vigtig rolle som Ejendomsstyrelsens ansigt udadtil. Du er en del af de lokale repræsentanter og kontaktperson for brugerne på etablissementet. Her har du den daglige kontakt, skaber gode relationer og sikrer den gode oplevelse og service hos vores bruger.

Du servicerer, betjener og støtter Forsvarets brugere, eksterne leverandører og Ejendomsstyrelsen inden for administrative drifts-, planlægnings- og udviklingsopgaver.

En af dine vigtigste opgaver er dagligt at betjene, vejlede og støtte de brugere, der kontakter etablissementspartnerelementet både personligt, på telefon og via mail.

Herudover kan stillingen indeholde følgende konkrete arbejdsopgaver:
• Behandle bestillinger og klager i forhold til etablissements- og teknisk drift
• Oprette indkøbsrekvisitioner og følge op på varemodtagelse af materiel- og leverandørydelser
• Kontrollere de bestilte drifts- og vedligeholdelsesopgaver
• Varetage kontakten og koordinere bestillingsydelser med eksterne leverandører og andre samarbejdspartnere
• Forestå tilsyn, inspektion og kvalitetssikring af etablissementsdriften
• Administrere nøglesystemer
• Udarbejde og vedligeholde input til lokal informationsmateriale
• Bidrage til økonomiopfølgning samt rapportering
• Administrative ad. Hoc opgaver

Du varetager også generel sagsbehandling samt dokumentations- og administrationsopgaver inden for området.

Da stillingen er nyoprettet og der i opstartsfasen vil være mange ting, der endnu ikke er på plads, må du være indstillet på at opgaverne kan være meget forskelligartede og afvige fra ovenstående.

Om dig

Vi forestiller os du har en kontoruddannelse eller erfaring fra en lignende stilling inden for etablissementsdrift/facility management eller kundeservice.

Du har bred erfaring inden for administration og sagsbehandling, gode IT færdigheder og det er at foretrække, hvis du tidligere har arbejdet i SAP.

Som person er du først og fremmest en god kollega, og du værdsætter et godt samarbejde med dine kollegaer. Du skal kunne samarbejde på tværs af faggrupper og samtidig have evnen til at arbejde selvstændigt på tildelte opgaver.

Du formulerer dig godt på dansk både på skrift og i tale. Du har god situationsfornemmelse, får energi og motiveres af at have udadvendt kontakt med mange forskellige mennesker hver dag.

Dit hjerte banker for at yde god service, du tager ansvar for opgaverne og så går du gerne en ekstra mil for at finde løsningen på et problem.
Du skal være indstillet på, at der i opstartsperioden kan være mange forhold, der skal afklares og endnu ikke er helt på plads. Det kan derfor blive nødvendigt med ekstra motivation og engagement fra dig i denne periode.

Det er en forudsætning, at du har kørekort til personbil.

Ansættelsesvilkår

Ansættelse og aflønning sker i henhold til den enhver tid gældende organisationsaftale for Kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK) og den til enhver tid gældende fællesoverenskomst mellem Skatteministeriet og Offentlige Ansattes Organisationer – Det Statslige område (OAO-S-Fællesoverenskomsten).

Afhængigt af dine kvalifikationer og færdigheder, er der mulighed for forhandling af tillæg.

Der er til stillingen knyttet en arbejdsgiverfinansieret pensionsordning.

Som ansat under Forsvarsministeriets område er du omfattet af nogle særlige vilkår. Du skal bl.a. kunne sikkerhedsgodkendes og opretholde sikkerhedsgodkendelsen under hele ansættelsesforholdet.

Du har som ansat pligt til at forrette tjeneste uden for landets grænser, herunder ved enheder i internationale operationer med henblik på deltagelse i konfliktforebyggende, fredsbevarende, fredsskabende, humanitære og andre lignende operationer.

KONTAKT OG ANSØGNING
Vil du høre mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte Driftsleder Partnerelementet i Kongsøre Morten Effersøe på tlf. 50 86 58 12.

Har du spørgsmål til løn og ansættelsesforhold, kan du kontakte HR-konsulent ved Forsvarsministeriets Personalestyrelse Sheeba Krause på tlf. 32 66 50 36.

Du søger stillingen via linket, og vi beder dig vedhæfte din ansøgning, CV og relevante bilag. Vær opmærksom på, at bilag kun kan vedhæftes i PDF-format.

Ansøgningsfristen er den 29. maj 2023. Samtaler afholdes løbende.
Stillingen ønskes besat hurtigst muligt.

I Forsvarsministeriets organisation tror vi på, at mangfoldighed optimerer opgaveløsningen. Derfor opfordrer vi alle interesserede uanset baggrund til at søge stillingen.

OM FORSVARSMINISTERIETS EJENDOMSSTYRELSE
Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse støtter og servicerer militære operative enheder og øvrige myndigheder under Forsvarsministeriet. Vi er ansvarlig for at levere og udvikle de fysiske rammer, som er nødvendige for deres virke. Vores ansvarsområde omfatter nybyggeri, vedligehold og facility management i form af bl.a. rengøring, kantine og arealpleje. Desuden varetager vi miljø- og energiopgaver og naturpleje af Forsvarets terræner.

Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse har hovedkontor i Hjørring, men vi har medarbejdere på tjenestesteder over hele landet. Ejendomsstyrelsen er en mangfoldig arbejdsplads, der er båret af stærke fag- og vidensfællesskaber.

Kilde: Jobnet.dk