PA og administrativ koordinator til Innovationsfonden

Er du altid imødekommende, når folk beder om hjælp? Arbejder du struktureret, er proaktiv af natur og god til at bevare overblikket i pressede situationer med et skarpt øje for at tage fat, hvor det er nødvendigt? Og trives du med en bred vifte af koordinerende og administrative opgaver?

Som PA og administrativ koordinator vil du varetage en bred vifte af alsidige arbejdsopgaver, hvor du dels supporterer vores CEO og dels varetager administrative og koordinerende opgaver, primært for direktionen. Du skal derfor kunne trives med at arbejde selvstændigt og tænke et par skridt frem, både i vores CEO’s kalender og i dagligdagen på kontoret. Derudover trives i et travlt miljø og med at prioritere dine opgaver og sadle om, når du bliver stillet over for en opgave, som kræver hurtig håndtering. Stillingen byder på en bred kontaktflade i organisationen, og du vil få indsigt i fortrolig viden, som kræver din professionelle håndtering og diskretion.

Om jobbet
Du bliver ansat i en stilling, hvor opgaverne er mange og forskellige, og hvor det er afgørende, at du med sikker hånd får løst opgaverne effektivt og med høj kvalitet i samarbejde med de øvrige medarbejdere på tværs af vores kontorer. Du vil referere til Innovationsfondens CEO og skal supportere både CEO og den samlede direktion med driftsopgaver samt varetage opgaver på tværs af organisationen. Derudover vil der være faste opgaver i relation til bestyrelsesbetjening.

Du skal i jobbet bl.a.:

• Varetage koordinerende og understøttende opgaver for vores CEO, herunder kalenderstyring, planlægning og koordinering af møder med interne og eksterne parter
• Administrativt betjene direktion og bestyrelse, herunder organisere møder og rejser, rejseafregne, mv.
• Løse andre administrative og driftsmæssige opgaver, f.eks. bestille it-udstyr til nye medarbejdere
• Koordinere med øvrige medarbejdere, der varetager lignende administrative opgaver, herunder bidrage til at udvikle og optimere de administrative processer internt
• Varetage praktiske planlægningsopgaver, f.eks. i forbindelse med arrangementer
• Selvstændigt have øje for de små og store opgaver, der får hverdagen til at fungere, både for direktionen og organisationen generelt
• Være pennefører på Innovationsfondens CEO nyhedsbrev

Der er derudover mulighed for at forme arbejds- og ansvarsområder ud fra dine kompetencer og interesser.

Om dig
Som person er du kvalitetsbevidst, struktureret og serviceminded – både ift. kolleger og eksterne relationer. Du fungerer godt både selvstændigt og i samarbejde med andre og er fleksibel ift. arbejdstider. Du trives i et miljø, hvor tempoet er højt, og kan omstille dig i forhold til den Derudover er du proaktiv i dit arbejde og formår at drive opgaver og processer sikkert i mål. Du er desuden imødekommende, loyal og har let ved at skabe relationer på tværs af organisationen. Endelig har du forståelse for din funktion, hvor du skal varetage mange forskelligartede opgaver og tage fat, hvor det er nødvendigt – hvor intet er for stort eller småt.

Vi forestiller os, at du

• Har en relevant kort eller mellemlang uddannelse inden for kontorfaget
• Har erfaring fra en lignende stilling som PA, chefsekretær, administrativ koordinator el.lign., gerne fra en stilling i det offentlige
• Har gode skriftlige og mundtlige formidlingsevner
• Har gode IT-færdigheder og flair for digitalisering

En ambitiøs og social arbejdsplads
Du bliver en del af en ambitiøs arbejdsplads med dedikerede og fagligt stærke kolleger, hvor vi prioriterer et godt samarbejde og arbejdsglæde i hverdagen. Vi mener nemlig, at en god kultur med dialog og samarbejde er forudsætningen for, at vi lykkes. Samtidig får du gode udviklingsmuligheder og stor fleksibilitet, så du kan balancere faglige ambitioner og privatliv.

Du kan læse mere om Innovationsfonden her: https://innovationsfonden.dk/da

Løn og ansættelsesvilkår
Du ansættes i Innovationsfonden på fuldtid.
Løn og ansættelsesvilkår efter gældende overenskomst og efter konkret forhandling med den forhandlingsberettigede organisation.

Du ansættes på vores hovedkontor i Aarhus, Europaplads 2, 8000 Aarhus C. Derudover forventes rejseaktivitet til vores øvrige kontorer i Aalborg og København.

Stillingen ønskes tiltrådt snarest muligt og senest den 1. marts 2024.

Søg stillingen
Klik på knappen ”søg stillingen”. Vi skal have din ansøgning, CV og eksamensbevis senest den 10. januar 2024. Der vil blive afholdt samtaler i uge 3.

Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte HR Team Lead Lene Skovsgaard, e-mail [email protected]

Vi skaber fremtidens fundament
I Innovationsfonden investerer vi hver dag i landets dygtigste forskere, videns-iværksættere og virksomheder, der med nye idéer, viden og teknologi styrker Danmarks konkurrencekraft og samfundets bæredygtighed. Det er en spændende og væsentlig samfundsopgave, vi løser – og den kan du nu blive en del af! Vi tror inderligt på, at vi lykkes endnu bedre med vores opgaver, når vi alle oplever arbejdet som både meningsfyldt, inspirerende og udviklende. Det forudsætter et stærkt fokus på trivsel samt en god kultur funderet i vores dyder.

Kilde: Jobnet.dk