Er du vores nye direktionssekretær (PA)

Vil du arbejde tæt på [xxxxx]s (SDFI) direktion og være PA for vores to vicedirektører? Kan du holde styr på vores direktion – deres møder, sager, hvem de skal have ringet til mv.? Og synes du, det er spændende at sætte dig ind i styrelsens mange fagområder, tale med alle dine kollegaer rundt omkring i huset og koordinere svar ud af huset på ex. folketingsspørgsmål?

Hvem er dit team?
Direktionssekretariatet består af dig og to kollegaer – Asger og Isabella. Sekretariatet er en del af et kontor, som også består af Kommunikation og HR.

Som direktionssekretær kommer du helt tæt på direktionen, som består af én direktør og to vicedirektører. Du bliver PA for vicedirektørerne, hvilket betyder, at du skal sikre flow i deres kalendere, at der er styr på materialet til deres møder og styr på de sager, der ligger til deres godkendelse.

Herudover kommer du til at indgå på lige fod med dine kollegaer i sekretariatets øvrige arbejde. Du bliver bindeled mellem ledelsen og resten af organisationen, ligesom du bliver bindeleddet mellem styrelsen, vores departement og eksterne samarbejdspartnere mv.

Du får således lynhurtigt et indgående kendskab til styrelsens opgaver og styring samt et bredt netværk i styrelsen såvel som i resten af ministeriets koncern.

Dine arbejdsopgaver bliver bl.a. at:
Ajourføre direktionens kalendere, prioritere møder, bestille mødeforplejning, indsætte transporttid samt sikre at relevant materiale ligger klar til tiden.

• Forberede og følge op på direktionens møder i styrelsen, den øvrige koncern samt møder med departementet, så de er velforberedte og afspejler SDFIs strategiske prioriteter.
• Koordinere tværgående initiativer, der er forankret i direktionssekretariatet, såsom SDFIs mål- og resultatplan.
• Håndtere henvendelser til styrelsen herunder sikre, at tidsfrister for besvarelser bliver overholdt, at de rette fagkontorer har været inde over, at sagerne er koordineret internt, at formater og retningslinjer for sagsfremstilling er fulgt mv.
• Bestille transport, overnatning mv. for direktionen.
• Varetage kontering ifm. mødeforplejning, rejser mv.

Herudover arbejder vi løbende på at optimere processer op imod direktionen, forenkle sagsgange og strømline sagsfremstilling.

Din faglige og personlige profil
Du skal kunne oversætte direktionens behov og ønsker for dine kollegaer og kunne skære en opgave helt skarpt til, ligesom du den anden vej skal kunne støtte dine kollegaer med at levere materiale i den rigtige form til tiden. Du har et særligt skarpt øje for detaljer og en forkærlighed for struktur.

Alle sager kommer forbi os, så det er vigtigt, at du kan holde overblikket, kan prioritere i opgaverne og har lyst til at sætte dig ind i de mange spændende faglige områder, som du ikke vidste, du interesserede dig for.

Og så skal du kunne kommunikere med mange forskellige kollegaer/faggrupper og have et stort servicegen. Med andre ord – og måske lidt klicheagtigt – skal du have lyst til at gå en ekstra mil for dine kollegaer, så de også har lyst til at gå en ekstra mil for dig.

Vi er dine nye kolleger
Vi hjælper hinanden med at nå i mål med opgaverne, og vi har et godt og uformelt forhold til direktionen.

Din kollega Asger fortæller: ”Det spændende ved stillingen er, at du kommer helt op i helikopteren og helt ned i detaljen. Du bliver fortrolig med både direktionen og de mange stærke faglige medarbejdere i SDFI, og netop fordi vores kontaktflade er så stor, vil du få et kæmpe netværk i organisationen.”

I [xxxxx] arbejder vi for at forsyne den offentlige og private sektor med data af høj kvalitet. Vi er eksperter i data og digital infrastruktur, så vi gør det muligt at lave digitale løsninger, der gør Danmark til et bedre sted at leve.

Vi er en del af Klima-, Energi- og Forsyningsmini­steriet, der står i spidsen for arbejdet med at reducere drivhusgas-udledningen med 70 pct. i 2030 og arbejder for, at denne reduktion understøttes af data.

Hvad kan vi tilbyde?
Din chef Natasja fortæller ”Jo mere ansvar du tager, jo mere ansvar får du. Jeg glæder mig til, at vi kan bringe alle dine kompetencer i spil og udvikle os som kontor sammen med dig”.

Du bliver en del af et sekretariat fyldt med energi og en fagligt engageret arbejdsplads med plads til ideer. Du kan forvente at blive udfordret, få et stort selvstændigt ansvar og blive udviklet og støttet af kolleger og chef.

Dine løn- og ansættelsesvilkår
Du bliver ansat på relevant overenskomst med mulighed for forhandling af kvalifikationstillæg. Startdato d. 1. juni 2024 eller efter aftale.

Som ansat hos os får du Klima-, Energi- og Forsyningsministeriet med tilhørende insti­tutioner som ansættelsesområde.

Ønsker du yderligere oplysninger
Du er velkommen til at kontakte chef for direktionssekretariatet Natasja Perotti på[xxxxx].

Sådan søger du
Du søger jobbet online via linket ”Søg stillingen”. Vi skal have dine oplysninger, dokumentation for uddannelse, ansøgning og CV senest den 18. april 2024. Vi holder samtaler løbende, så skynd dig at søg.

Kilde: [xxxxx]