Ambitiøst team søger teamleder til SCIENCE Studieadministration

Vi er et team i verdens bedste studieadministration. Vi sætter en ære i at håndtere store driftsopgaver med teamwork, højt humør og stor professionalisme. Vores nuværende teamleder flytter desværre til udlandet og vi mangler derfor en engageret og dygtig erstatning, der både kan deltage i opgaveløsningen og stå i spidsen for teamet.

Vi er 8 engagerede kolleger i teamet og står blandt andet for optag på SCIENCE’ kandidatuddannelser, specialeadministration, udstedelse af beviser og diplomer, samt betjening af vores studerende i Studenterservice.

Så kan du lide at veksle mellem drift og udviklingsorienterede opgaver i din dagligdag? Og har du lyst til at arbejde i en administration, der aldrig står stille? Kan du bidrage til at sikre en stabil sagsbehandling og samtidig udfordre arbejdsgange og rutiner? Og kan du navigere i en politisk styret organisation, hvor hverdagen i høj grad og høj fart afhænger af den politiske dagsorden? Så er du måske vores nye teamleder i Studieadministrationen på Det Natur og Biovidenskabelige fakultet (SCIENCE) på Københavns Universitet.

Hvad går jobbet ud på?

Som teamleder vil du være ansvarlig for at sikre, at alle administrative processer udføres korrekt og effektivt indenfor deadline. Du skal lede og motivere teamet, have overblik og sikre fremdrift på teamets opgaver og projekter. Vi har nogle velfungerende makkerskaber, og det er din rolle at støtte op om dem, være sparringspartner omkring processer og afgørelser og ikke mindst at inspirere teamet til at yde deres allerbedste hver dag. Du vil have et godt indblik i alle opgaverne, fordi du selv er aktiv deltager i driften.

Du bliver en del af en velfungerende ledergruppe, hvor vi både støtter og udfordrer hinanden og tager fælles ansvar for hele sektionens drift og udvikling. Du vil arbejde tæt sammen med sektionslederen om trivsel, prioritering og udvikling i dit team og i sektionen.

Du vil få mange forskelligartede opgaver, bl.a.:

• Have overblikket over teamets opgaver, både internt og i forhold til resten af sektionen
• Understøtte dit team med at prioritere opgaver i en travl hverdag
• Det faglige ansvar for teamet
• Afholde faglige statussamtaler med dine teammedlemmer
• Betjene studerende i Studenterservice på telefon, mail og webinars
• Behandle ansøgninger om optag på kandidatuddannelse og kommunikere både internt og eksternt i forbindelse med ansøgningsprocessen, herunder til vores mange internationale ansøgere
• Være en ressource på opgaverne med eksamensbeviser og diplomer og specialekontrakter
• Samarbejde med vores tolv institutter omkring hele specialeforløbet mm.
• Indgå i fællesopgaver på tværs af hele sektionen, så som at få kursus-og eksamenstilmeldinger til at falde på plads i systemerne og sagsbehandle dispensationer fra ansøgningsfrister

Vi har brug for en engageret og omstillingserfaren kollega, som tager bøvl og udfordringer med højt humør. Du skal være indstillet på at kaste dig over forskellige slags opgaver i stadig forandring. Du skal have lyst til at være en del af et stærkt hold, hvor alle bidrager, er fleksible og motiverer hinanden.

Hvad forventer vi os af dig?

Det er essentielt, at du trives med at tage ansvar for et team og er villig til at lytte til både stort og småt. Du kan godt lide at tænke i kreative løsninger og er ikke bange for at stille spørgsmål ved etablerede arbejdsgange. Du forstår, at en sikker og effektiv drift er afgørende, og du er motiveret for at jonglere mellem at tage individuelt ansvar, arbejde i et makkerskab og tage hensyn til dine kollegaer, både i teamet og i hele sektionen. Du kan bevare overblikket og har styr på deadlines – især når vi løber stærkt. Vi lægger vægt på, at du tænker videre end til næste mail eller kun på morgendagens opgaver.
Du skal have erfaring med at arbejde i forskellige systemer, forholde dig til regler og rammer og være villig til at indgå i teamwork.

Derudover skal du have en videregående uddannelse på kandidatniveau eller lignende og

• Ledelseserfaring – gerne som teamleder eller koordinator eller lignende
• Erfaring med ledelse i forandringsprocesser
• God dømmekraft og analytisk stærk
• God til at opbygge samarbejdsrelationer på tværs af organisationen
• Fleksibel i forhold til at finde gode pragmatiske løsninger
• Villig til at overtage vanskelige problemstillinger
• Være vant til at arbejde med mange systemer samtidig
• Beherske engelsk og dansk på højt niveau både i skrift og tale
• Være stærk i skriftlig formidling til forskellige målgrupper
• Være serviceminded og trives med direkte kontakt til studerende og kolleger
• Være systematisk, metodisk og struktureret
• Være en holdspiller og have en motiverende tilgang til opgaverne og organisationen

Det er en fordel hvis du har erfaring med sagsbehandling og afgørelser samt med MS Excel.

Hvem er vi?

I SCIENCE Studieadministration varetager vi de studerendes administrative liv. Vi er med i optagelsen, indskrivningen, eksamenerne, aktivitetskontrollen, specialeadministrationen og beviset og udskrivningen – og det er også os, der administrerer når de studerende kommer tilbage i p.hd. -eller efter -og videreuddannelsesforløb.

Vi er en ambitiøs sektion, som hele tiden har for øje at optimere vores sagsgange og daglige drift og derved yde vores absolut bedste for at sikre en smidig og effektiv administration. Det gør vi bl.a. ved at holde daglige tavlemøder, hvor vi fordeler vores arbejdsopgaver og tilpasser dem til en omskiftelig hverdag. Herudover har vi solide makkerskaber på alle vores opgaver, så vi løfter i flok. Vi har en uformel tone og lægger stor vægt på fællesskab både socialt og fagligt. Vi er 30 medarbejdere og en sektionsleder. Studieadministrationen er en af i alt tre sektioner og et ledelsessekretariat, der tilsammen udgør SCIENCE Uddannelse.

SCIENCE Uddannelse har cirka 90 medarbejdere, der har ansvar for den daglige drift og udvikling på uddannelsesområdet for vores 1150 ph.d. studerende og vores 9000 kandidat –og bachelorstuderende.

Vi tilbyder

Vi tilbyder et spændende, ansvarsfuldt og udfordrende job med engagerede og gode kolleger i et udviklingsorienteret og godt socialt miljø. Vi er en fleksibel arbejdsplads.

Løn og ansættelsesforhold

Ansættelse sker som fuldmægtig eller specialkonsulent afhængigt af erfaring. Stillingen er en fuldtidsstilling. Ansættelse sker i henhold til overenskomsten mellem Skatteministeriet og cirkulære om overenskomst for akademikere i staten eller efter anden relevant overenskomst. Der vil være mulighed for forhandling af tillæg efter kvalifikationer. Stillingen er til besættelse den 1. november 2023.

Din ansøgning

Er du interesseret i stillingen, beder vi dig sende din ansøgning med bilag via Jobportalen senest 7. september 2023. Tiltrædelse 1. november.

Tryk på linket "SØG STILLINGEN" nederst i opslaget.

Ansættelsessamtaler forventes at finde sted i uge 37 og 38.

Universitetet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.

Yderligere spørgsmål

Sektionsleder Betina Kongsbak, tlf.: 35 32 42 76

Teamleder Jorunn Magnusdottir, tlf.: 35 33 55 71

Teamleder Charlotte Vinge, tlf.: 35 33 35 66

Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet på Københavns Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet på Københavns Universitet – SCIENCE i kort form – er landets største naturvidenskabelige forsknings- og uddannelsesinstitution med 4.400 ansatte og 9.000 bachelor- og kandidatstuderende fordelt på 12 institutter. Fakultetet har et årligt budget på ca. 3 mia. kr.

Læs mere om Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet på http://www.science.ku.dk/

Kilde: Jobnet.dk